Ton organisation en 4 étapes

Tu sens que c’est le moment de remettre un peu d’ordre dans ton organisation… mais sans retomber dans un planning militaire qui t’étouffe au bout de 3 jours ?

Le printemps, c’est souvent une période où tout repart : les idées reviennent, l’élan aussi. Et en même temps, si ton quotidien est déjà plein, ça peut vite se transformer en charge mentale supplémentaire.

Dans cet article, je te propose une approche simple, concrète et adaptable : les 4 étapes pour remettre de l’ordre dans ton organisation, sans t’oublier au passage.

Étape 1 — Clarifier tes “casquettes” (pour arrêter de tout porter en vrac)

Quand on est entrepreneuse, surtout en solo, on est… tout le monde dans la même entreprise. Et, on fait les choses, un peu comme elles viennent, sans véritablement choisir sur quoi porter ton attention.

Une amie l’a très justement dit : quand on est épuisée ou débordée, la première chose qui passe à la trappe, c’est souvent l’administratif. Et ce n’est pas parce qu’on s’en fiche, ni même parce qu’on pense que ce n’est pas important. C’est juste qu’on n’y pense même pas. Si tu n’as pas clairement défini qu’une partie de ton travail consistait à faire de l’administratif, qu’il s’agisse d’administratif pur et dur ou simplement de transmettre ce qu’il y a à faire à la personne qui s’en occupe, il y a de fortes chances qu’aucun moment ne soit prévu pour ça dans ton agenda. Résultat : soit tu ne le fais pas, soit tu finis par le faire le week-end, ou entre minuit et deux heures du matin.

L’idée clé

Sans vision claire de tes domaines de responsabilité, ton agenda n’est pas stratégique : il est subi.

Comment faire (version simple)

• Prends une feuille (ou Notion).
• Liste toutes tes casquettes (client, contenu, vente, admin, etc.).
• Tu peux t’aider des tâches que tu as faites ces derniers jours, en te demandant à quelle “casquette” tu la rattacherai ?

Exemple :

• Tâche : RDV client ⇒ Casquette “Client”
• Tâche : post instagram ⇒ Casquette “Marketing ou “Création de contenu”
• Tâche : enregistrer les factures fournisseurs ⇒ Casquette “Comptabilité”

Voici ta première étape :

Bloque 10 minutes aujourd’hui pour lister tes casquettes, sans chercher à optimiser.

Étape 2 — Poser tes contraintes (pour construire une organisation qui tient dans la vraie vie)

On essaye souvent de construire une organisation “idéale” en oubliant la réalité.
Résultat : ça craque, et on se dit qu’on “n’est pas disciplinée”.

Je ne te raconte pas le nombre de clientes qui viennent me voir en me disant : Je dois absolument travailler 8 heures par jour sur mon business, pour pouvoir avancer, pour gagner suffisamment d’argent,…

Et en réalité, quand on regarde comment elles occupent leurs journées actuellement, on se rend compte :

1. Qu’elles ont des enfants dont elles s’occupent beaucoup
2. Qu’elles participent à des associations
3. Qu’elles ont des activités sportives ou autres

Et c’est très bien, ce n’est pas le problème. C’est simplement qu’il est impossible de faire tenir ces huit heures de travail dans leur agenda actuel. Et simplement poser ses contraintes, ça va permettre d’en prendre conscience mais aussi d’y réfléchir, et de faire des choix.

Tu peux avoir la meilleure organisation du monde, tes journées, elles feront toujours 24 heures. Et je ne connais aucune méthode pour changer cela.

L’idée clé

Ton organisation doit d’abord respecter tes contraintes. Sinon, elle ne tiendra pas.

Comment faire (version simple)

• Liste tes contraintes fixes : enfants, rendez-vous, trajets, repos, santé, obligations, etc.
• Interroge tes contraintes Souvent, on se dit : « Je suis obligée de faire ceci ou cela. » En réalité, on peut catégoriser les contraintes. Pour cela, je t’invite à te poser une question, pour chacune des contraintes notées dans ton agenda : « Pourquoi tu le fais ? »
  Et tu verras qu’il y a 3 types de contraintes.
  • Il y a les “vraies” contraintes, celles que tu n’as pas vraiment choisies, mais qui découlent d’autres choix que tu as faits. C’est sûrement le cas si tu as un job alimentaire, par exemple, ou si tu es seule à la maison et que tu dois sortir ton chien, faire du ménage. Oui, ces contraintes ne sont pas toujours agréables. Oui, tu préfèrerais sans doute faire autre chose à ce moment-là. Mais elles sont importantes, et comprendre pourquoi tu fais telle tâche peut la rendre un peu plus facile.
  • Il y a les contraintes qu’on a choisies (et même qui nous font plaisir). Ça peut être, par exemple, emmener les enfants à l’école ou aller les chercher. Beaucoup de mamanpreneures ont choisi de créer leur entreprise justement pour avoir du temps disponible pour leurs enfants. N’empêche : ce temps-là existe, et le fait de le noter dans ton agenda change tout. Ça t’évite de prévoir 10 h de travail chaque jour alors que tu dois déjà t’occuper de tes enfants tous les après-midi. Ça peut être aussi ce cours de danse d’1 h chaque mardi soir, que tu adores et qui te fait tellement de bien. Et oui, même si c’est un vrai plaisir, ça prend de la place sur l’agenda.
  • Et enfin, il y a toutes les contraintes qu’on fait plus par habitude que par choix. Et c’est là que ça devient encore plus intéressant de se poser la question du « pourquoi ». Peut-être que c’est toi qui emmènes tes enfants à l’école à 8h30 parce que tu l’as toujours fait, mais que tu as remarqué que, les jours où il n’y a pas d’école, tu étais ultra productive entre 7h et 11h. Ça vaut le coup de se demander si une autre organisation est possible.

Voici ta première étape :

Ouvre ton agenda et note tes contraintes (sans chercher à les arranger) pendant 15 minutes.

Étape 3 — Dessiner ta semaine “suffisamment idéale” (pour créer de la place sans te mentir)

On l’a vu, un agenda stratégique commence avant l’agenda. Notamment en définissant clairement tes domaines de responsabilité et en intégrant tes contraintes actuelles.

Maintenant que tu connais clairement ton temps disponible pour ton business et les domaines sur lesquelles tu dois travailler tu peux répartir ton énergie là où elle te sert vraiment.

L’idée clé

Ce n’est pas une règle. C’est une permission : tu peux construire ton business à ton rythme.

Comment faire (version simple)

• Tu as identifié ton temps disponible pour ton activité professionnelle. Décide combien de temps tu veux allouer à chacune de tes casquettes.
• Puis répartis des blocs de temps pour chaque casquette dans les espaces restants, selon ce que tu veux (et non ce que “tu devrais”).
• Penses à prendre en compte tes variations d’énergie : les moments où tu sais que tu es plus concentrée, plus sociale, plus fatiguée.

Questions pour t’aider :

• Où est mon pic d’énergie créative ? Est-ce que je le protège vraiment ?
• A quel moment je suis pleinement concentrée et j’arrive à travailler pendant longtemps ?
• Au contraire, à quel moment je préfère enchainer les petites tâches sans réfléchir ?
• Est-ce qu’il y a des moments où je reste devant mon ordi “par habitude” ou “par obligation” mais où je ne suis absolument pas productive ?

Voici ta première étape :

Choisis 1 ajustement test pour la semaine prochaine (un seul), et note-le dans ton agenda.

Étape 4 — Faire un “vide cerveau” + une to-do list propre (pour retrouver de la clarté)

Au printemps, ça bourgeonne partout… y compris dans la tête. Avant de “mieux t’organiser”, commence par faire de la place.

L’idée clé

Ton cerveau est fait pour réfléchir par pour retenir les choses.

Comment faire (version simple)

• Commence par une mini séance de vide cerveau (7 minutes)
  • Prends une boisson chaude.
  • Installe-toi confortablement.
  • Mets un minuteur de 7 minutes.
  • Note tout ce qui tourne en boucle : tâches, idées, envies, décisions en suspens.

• Puis tu tries
  On entend souvent parler de ce tri, qui découle de la matrice d’Eisenhower, et qui est très intéressant, surtout pour identifier les tâches à faire rapidement :
  • À faire maintenant.
  • À planifier.
  • À déléguer.
  • À supprimer.

Moi, j’aimerais te proposer de trier également tes tâches par domaines de responsabilités, ou “casquettes”.
De cette façon, quand tu seras dans le créneau que tu as attribué au domaine de responsabilté “Clients”, par exemple, prends ta liste de tâches “Clients” et fais les, tout simplement. Sans te préoccuper des autres tâches, parce que tu sais que tu as aussi prévu des plages de temps pour faire ta comptabilité, ta planification, ta création de contenu,…

Voici ta première étape :

Fais ton vide cerveau de 7 minutes, puis garde uniquement 3 priorités pour cette semaine.

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Tu veux un support simple pour transformer ton vide cerveau en une to-do list claire, sans te rajouter de charge mentale et en travaillant par domaine de responsabilité ?

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